Éliminer les silos de connaissances au sein du gouvernement

Bien que le terme puisse évoquer l’image d’un conteneur à grains de basse-cour (du moins dans mon esprit), un « silo de connaissances » est une situation dans laquelle un groupe de personnes possède des renseignements ou des compétences qui ne sont pas partagés à l’ensemble de l’organisation. Lorsque je travaillais dans le milieu universitaire, ce terme était beaucoup utilisé, généralement pour critiquer les départements universitaires étriqués qui ont tendance à fonctionner en tant qu’entités propres et à ne pas partager les connaissances entre les disciplines. Je m’appelle Vivian Harbers et j’ai intégré l’équipe d’Impact Canada en janvier 2022. En tant que Fellow en Défi, je suis ravie de travailler à Ressources naturelles Canada (RNCan) sur le Défi d’intervention en cas de déversement d’hydrocarbures de 10 millions de dollars.

Comme la plupart des universitaires, j’ai été témoin de ce phénomène de « silo de connaissances » (parfois appelé « silo d’information ») en tant qu’étudiante et plus tard en tant que gestionnaire de projet de recherche, mais j’ai supposé que ce problème était, dans une certaine mesure, insurmontable. J’ai souvent pensé à ces inefficacités au niveau du système et à la répétition inutile des efforts qui se produit lorsque, par exemple, des étudiants diplômés dans des disciplines complètement différentes entreprennent simultanément des projets de recherche extrêmement similaires sans jamais se rendre compte du chevauchement. Bien que je pense qu’il soit important que les mêmes questions de recherche soient étudiées par différentes disciplines professionnelles (dans des contextes universitaires et gouvernementaux), une approche plus collaborative pourrait permettre aux chercheurs de bénéficier de ressources, de résultats et parfois même de financement qui se recoupent.

Je n’étais certainement pas la seule à avoir vu les écueils des silos de connaissances, et au cours de mon séjour dans « La tour d’ivoire », j’ai noté une tendance notable (et bien nécessaire) vers la mobilisation des connaissances et la promotion de projets et programmes multidisciplinaires pour contrer cet effet. Grâce en partie à l’adoption progressive d’une stratégie de Science ouverte, j’ai remarqué l’apparition de plus en plus de projets interministériels, d’études de recherche avec des chercheurs principaux de différentes facultés ou institutions et de publications citant des auteurs de différents domaines d’expertise.

J’ai accueilli ce changement à bras ouverts et, en effet, je l’ai recherché activement tout au long de mon parcours universitaire, en entreprenant des cours, des recherches et une collaboration universitaire interdisciplinaires. J’aimais travailler à l’intersection de plusieurs disciplines différentes et je craignais que cela ne se termine lorsque je suivrais une carrière au gouvernement.

Étant donné que l’effectif de la fonction publique fédérale est composé de personnes d’horizons très divers, dispersées aux quatre coins du pays et travaillant dans le cadre de mandats très différents et distincts (c’est-à-dire la santé, les ressources naturelles ou la défense), il semblait probable que l’effet « silo de connaissances » pourrait refaire surface dans mon premier poste de fonctionnaire. Et même si j’ai certainement vu le phénomène apparaître dans certains domaines de mon travail, j’ai également été témoin d’énormes efforts pour l’atténuer. Voici quelques-unes des approches « anti-silo » efficaces que j’ai remarquées par moi-même au sein du gouvernement fédéral :

Recruter intentionnellement des fonctionnaires ayant des compétences et des parcours professionnels variés

Lors d’une récente réunion divisionnaire, mon directeur de RNCan a fait le tour de la salle virtuelle en énumérant les divers titres de compétences et domaines de formation professionnelle de mes collègues. Bien que notre équipe travaille de manière cohésive au quotidien, les chemins qui nous ont menés à RNCan sont aussi variés que nos expériences. Les quelque 15 personnes qui composent notre équipe ont des compétences professionnelles en chimie, psychologie, sciences de l’environnement, ingénierie, sciences biomédicales, neurosciences, géologie, biologie moléculaire, et plus encore! Et c’est la même chose pour la petite, mais non moins puissante équipe de défis d’Impact Canada. Nous avons accueilli des Fellows issus d’horizons professionnels très différents, notamment dans les secteurs de l’économie, de la santé, des affaires, de l’enseignement et même du conseil génétique.

Le fait d’être entourés de collègues aux compétences et aux parcours professionnels variés réduit l’effet de silo des connaissances en recueillant de l’information auprès de multiples réseaux professionnels différents et en y contribuant. Cela augmente considérablement les possibilités de mobilisation des connaissances et de partage de renseignements entre les ministères ou organismes gouvernementaux et au-delà. En tant que Fellow en Défi, mon temps étant partagé entre le Bureau du Conseil privé (BCP) et RNCan, mon exposition à ces différents réseaux et mon engagement semblent encore plus larges que ce que je pourrais vivre dans un seul ministère. Cela me donne également plus d’occasions de faire office d’agent de liaison et d’éviter l’effet de « silo de connaissances » en communiquant l’information entre les deux organismes. J’ai, à plusieurs occasions, transmis des ressources pertinentes du BCP à des collègues de RNCan ou inversement, et il est toujours gratifiant de réunir mes deux « univers de travail ».

Cerner les connaissances « dignes d’être partagées »

Un autre élément clé pour réduire l’effet de silo des connaissances est de déterminer les renseignements à partager au-delà de nos groupes de travail. Ne vous méprenez pas, je pourrais en discuter maintes et maintes fois avec mes collaborateurs, mais ils ne sont probablement pas intéressés par chaque information que j’ai recueillie en travaillant sur le Défi d’intervention en cas de déversement d’hydrocarbures. Au lieu de cela, mes équipes (à RNCan et au BCP) font office de caisses de résonance et m’aident à cerner les renseignements qui pourraient être utiles à nos collègues des autres ministères. Mes équipes me proposent aussi régulièrement des personnes à contacter susceptibles d’avoir des réponses à mes questions ou des solutions à mes problèmes, et je suis reconnaissante que cette approche « anti-silo » fonctionne dans les deux sens! Le programme plus large de Fellowship d’Impact Canada (comprenant à la fois les Fellows en Défi et en Science du comportement) s’est également emparé de cette approche « anti-silo » à l’échelle internationale, en convoquant un groupe d’échange international de cohortes de Fellows en collaboration avec d’anciens élèves de la Presidential Innovation Cohort des États-Unis et des Fellows de l’innovation britanniques. Des réunions trimestrielles virtuelles nous permettent de repérer le type d’information « digne d’être partagée » dont nous disposons et qui pourrait bénéficier à nos homologues internationaux et réciproquement.

Rendre l’information facilement accessible

J’ai mentionné plus tôt la transition vers la science ouverte dans le milieu universitaire, et j’ai vu des principes similaires appliqués dans la fonction publique. La transparence entre le gouvernement et le public est profondément valorisée tant à RNCan qu’au BCP, et je crois que cette culture qui consiste à rendre l’information facilement accessible à quiconque pourrait en bénéficier commence de l’intérieur. Cette mise à disposition de l’information concerne autant l’infrastructure informatique réelle utilisée pour entreposer des documents entre collègues que la quantité de jargon ou d’acronymes gouvernementaux utilisés dans un produit, ou encore la langue dans laquelle un produit est écrit. Impact Canada accorde la priorité à l’accessibilité et à la transparence grâce à l’utilisation de nos plateformes numériques, qui servent de référentiel central pour la plupart des renseignements que nous recueillons. Le processus de chaque défi d’Impact Canada est affiché sur la page d’accueil du défi concerné, et les candidats peuvent accéder aux guides du défi et aux FAQ avant de postuler sur l’un de nos portails en ligne. Nos sites Web d’Impact donnent la priorité à la diffusion rapide des résultats de la recherche, et les bénéficiaires du financement des prix des Défis sont présentés pour accroître la visibilité et la transparence de chaque concours. Ces sites font vraiment office de guichet unique pour les candidats, les décideurs politiques et les Canadiens ordinaires qui souhaitent se tenir au courant des programmes d’Impact Canada.

Offrir des voies de recours qui favorisent le partage des connaissances

À mon avis, la mesure la plus importante prise par nos équipes de gestion pour réduire les silos de connaissances au gouvernement est de créer intentionnellement des occasions de partage des connaissances. Au cours de ma courte période en tant que Fellow, j’ai réalisé que ma division à RNCan et l’UII excellaient en la matière. Des réunions bihebdomadaires de tout le personnel avec un calendrier tournant de présentateurs garantissent que chacun d’entre nous a l’occasion de partager les apprentissages et les principales conclusions de son travail. Le plus souvent, cela conduit à une séance de questions et réponses animée, et presque à coup sûr, une personne finira par suivre un collègue pour en apprendre davantage sur un produit, un processus ou une ressource qui ont été partagés avec le groupe. Il est indispensable de fournir une période et un lieu dédiés (bien que virtuels) pour partager les connaissances afin de garantir la cohésion de nos équipes et d’éviter cet effet de silo.

J’ai remarqué que cela a été l’un des « côtés positifs » de la pandémie de COVID et de ses répercussions sur le travail à distance et hybride au sein du gouvernement : le partage des connaissances a transcendé les frontières géographiques et une attention particulière a été portée à la bonne intégration des nouvelles recrues dans leurs équipes de travail, quelle que soit leur proximité avec le bureau. J’ai ainsi constaté que nos équipes ont su attirer les meilleurs talents avec une plus grande diversité géographique, ce qui a amélioré la qualité de notre travail et élargi nos perspectives sur certains enjeux. Bien que certains fonctionnaires puissent regretter les « discussions à la machine à café », j’ai appris à aimer les « causeries » virtuelles de mon équipe, qui sont l’occasion de se rapprocher des collègues dans un cadre plus informel et de réfléchir ensemble aux dossiers que nous traitons ou à des problèmes auxquels nous sommes confrontés à un moment donné. Peu importe le moyen, les voies de recours qui favorisent le partage des connaissances sont cruciales pour réduire l’effet de silo au sein du gouvernement.

Mot de la fin

En tant que Fellow en Défi, j’estime être chanceuse d’occuper un poste qui non seulement permet de dépasser les frontières des divisions et des ministères du gouvernement, mais qui en fait également une priorité. Lorsque nous concevons un défi d’Impact Canada, il est crucial pour nous d’avoir un aperçu complet du problème à résoudre, des approches actuelles et des raisons pour lesquelles elles n’obtiennent pas les résultats escomptés. Pour ce faire, il faut toujours tendre la main aux collègues de notre organisation et des autres ministères afin de ne pas répéter inutilement les efforts, mais d’apprendre des réussites et des échecs, et de les intégrer à des fins de recherche et de conception. Bien que des « silos de connaissances » existent au sein du gouvernement, on constate de plus en plus un changement intentionnel vers le partage de points de vue précieux entre les équipes et les services. Je ne veux pas vendre la peau de l’ours avant de l’avoir tué, mais j’ai bon espoir qu’en mettant en œuvre les stratégies susmentionnées, la fonction publique continuera de résister à ce phénomène de silo de connaissances.