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Intégration au programme de Fellowship

Julia Bovaird, analyste subalterne

Impact Canada, Unité de l'impact et de l'innovation, Bureau du Conseil privé

Tasse à café et ordinateur portable affichant une réunion d'équipe.

Pour plusieurs, le programme de Fellowship d’Impact Canada a servi de point d’entrée unique dans la fonction publique. Non seulement les Fellows intègrent souvent la fonction publique pour la première fois, mais ils doivent également se partager entre l’équipe centrale du programme au Bureau du Conseil privé et l’équipe de projet de leur organisation hôte. Pour faciliter l’intégration des Fellows à leurs postes respectifs, chaque nouveau Fellow reçoit un module d’intégration qui lui indique les outils et les personnes-ressources nécessaires pour favoriser sa réussite continue, en fonction de sa situation individuelle.

Depuis le lancement du programme de Fellowship en 2018, tous les éléments évoluent et s’adaptent constamment. Nos modules d’intégration sont continuellement en cours d’expérimentation pour répondre aux besoins des Fellows, des organisations hôtes et de leurs gestionnaires de la manière la plus efficace possible. La collecte, l’analyse et la mise en œuvre des commentaires des Fellows nouvellement intégrés ont contribué à l’évolution du programme : autrefois présenté sur une journée sous la forme d’un module, il se tient désormais sur une à deux semaines et contient un programme détaillé et un ensemble de lectures. C’est cette capacité à s’adapter qui, à la suite de la COVID-19, a également permis une transition fluide de l’intégration en personne à l’intégration virtuelle, sans aucun effet négatif sur le transfert de connaissances, l’intégration ou le réseautage.

Les modules d’intégration du programme de Fellowship définissent des objectifs à atteindre pour les Fellows, les gestionnaires des organisations hôtes et les gestionnaires d’accueil. En fin de compte, nous nous efforçons de fournir aux Fellows les outils dont ils ont besoin pour un succès précoce et continu, ainsi que pour parfaire leurs connaissances et établir des relations et des résultats appropriés. Du point de vue des gestionnaires d’accueil, il est important que les Fellows nouvellement intégrés comprennent le fonctionnement de l’Unité de l’impact et de l’innovation et le soutien qu’elle offre, en plus de connaître l’application des approches de la science du comportement ou des prix des Défis dans un contexte gouvernemental. Ils tirent ces enseignements de l’examen de projets particuliers portant sur les défis ou les sciences du comportement (ScComp) et de leur contextualisation au sein de l’appareil gouvernemental. Les gestionnaires exigent que les Fellows se sentent intégrés dans l’équipe de leur organisation hôte et prêts à travailler sur les projets. De notre point de vue, une intégration réussie offre aux Fellows un accueil chaleureux, les met en relation avec leurs gestionnaires et leurs équipes, leur donne accès à de l’information et à des ressources, les expose à des projets et leur permet de comprendre les résultats à atteindre.

agenda d'intégration — Intégration au programme de Fellowship d’Impact Canada.

version texte

Du 15 au 23 novembre 2021

Semaine d’orientation 1. Objectif : Comprendre les processus gouvernementaux , la structure organisationnelle ainsi que le rôle et des objectifs attendus d’un Fellow d’Impact Canada.

9h00–9h30 : Bienvenue dans la fonction publique — Cette séance servira de premier accueil officiel dans la fonction publique et dans l’Unité d’impact et de l’innovation (UII).
9 h 30 à 10 h 30 : Présentation du programme de Fellowship — Cette séance mettra en lumière les rouages du gouvernement et abordera les processus gouvernementaux, y compris tout ce qui concerne les RH (rémunération, avantages sociaux, etc.) et la sensibilisation aux médias sociaux.
10:30–10:45: Health Break. 10:45–11:45: Orientation to the Fellowship program — continued.
10:30–10:45 : Pause.
10:45–11:45 : Présentation du programme de Fellowship — suite.
11:45–1:00 : Diner. 1:00–2:30 : Bienvenue dans l’équipe de Sceince comportementale — Cette scéance traitra rapidement de la composition de l’équipe de sciences du comportementale et abordera le rôle de cette dernière au sein de l’Unité de l’impact et de l’innovation.
2:30–2:45 : Pause.
2:45–3:15 : TI101 — Cette scéance présentera rapidement l’accès au courriel électronique et au calendrier Outlook, à MS Teams et aux disques durs du Bureau du Conseil privé.
3:15–5:00 : Temps de lecture.

Le programme de Fellowship intègre à la fois des personnes et des cohortes interdisciplinaires de plusieurs Fellows qui travaillent dans divers ministères et sur différents projets. Indépendamment des complexités de la planification qui en résultent, chaque Fellow reçoit, lors de son intégration, l’information et les conseils dont il a besoin pour réussir au cours des 90 premiers jours de sa prise de poste. Cela peut inclure des réunions de mentorat bilatérales entre les Fellows, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés, un ensemble de lectures approfondies avec un temps de lecture dédié, des présentations contextuelles liées à l’Unité d’impact et d’innovation et à l’appareil gouvernemental, des présentations d’équipes et de projets liés au secteur d’affectation, un examen des responsabilités, du mandat et des priorités de l’organisation hôte, des possibilités de réseautage, l’intégration au sein du programme de Fellowship et de cohortes interdisciplinaires, une formation requise pour les nouveaux fonctionnaires et des activités de renforcement d’équipe. Toutes les séances ne sont pas incluses dans tous les modules d’intégration, mais ces séances plus occasionnelles sont toujours ouvertes à ceux qui n’ont pas encore eu la possibilité d’y assister. Bon nombre de ces séances sont également utiles au personnel de l’Unité d’impact et d’innovation au-delà du programme de Fellowship, car elles présentent des occasions d’apprentissage et donnent la possibilité de nouer des liens avec d’autres personnes que son équipe.

Tandis que nous nous préparons à accueillir de nouveaux Fellows en Science comportementale et en Défi à l’automne/hiver 2022–2023, nous sommes ravis de partager l’enthousiasme des anciens Fellows sur leur intégration:

« J’ai été vraiment impressionné par l’organisation et le contenu de ces deux semaines d’intégration. Je ne m’attendais pas, dans un court laps de temps, à connaître la plupart des projets, à interagir avec les membres à tous les niveaux de l’UII et à participer déjà aux réunions sur les projets en cours. » (Fellow en science du comportement)

« Dans l’ensemble, l’intégration a été une très bonne expérience pour nous présenter la fonction publique et la structure organisationnelle du gouvernement. » (Fellow en science du comportement)

« L’UII fait des Fellows sa priorité numéro un et veille à ce que nous ayons le soutien nécessaire pour réussir nos projets. » (Fellow en science du comportement)

« La “culture” de l’environnement de travail convivial est immédiatement apparente, malgré l’absence de réunions en personne. L’organisation et la planification de mon programme d’intégration sont irréprochables. » (Fellow en Défi)

« Ce n’est pas une mince affaire que de coordonner et d’adapter plusieurs horaires et emplois du temps différents. » (Fellow en Défi)

« Le module d’intégration m’a fait davantage prendre conscience de la particularité de ce programme. Merci. » (Fellow en science du comportement)

Nous sommes réjouis d’accueillir les nouveaux Fellows dans la cohorte de cette année et de partager leurs réflexions en 2023.