Expérience unique et enrichissante d’intégration selon un modèle hybride à Impact Canada

Les premiers jours dans un nouveau poste peuvent susciter toute une gamme d’émotions : enthousiasme à l’idée de commencer un nouveau chapitre; inquiétude concernant l’intégration dans une nouvelle culture de bureau, et confusion par rapport à tout ce qu’il faut apprendre. Le processus d’intégration permet à un ministère de rassurer les nouveaux employés pour qu’ils deviennent des membres à part entière d’une équipe productive. Le processus sert à susciter l’enthousiasme des nouveaux employés.

Le modèle actuel de travail hybride et de travail à distance offre une grande souplesse, mais il s’accompagne aussi de défis au moment d’intégrer de nouveaux employés. Un processus traditionnel en personne serait l’idéal, parce que nous sommes des êtres sociaux. Cependant, il n’est pas possible d’intégrer en personne des employés travaillant à distance en raison de l’endroit où ils se trouvent. S’il est facile de prendre des mesures pour intégrer un nouvel employé entièrement de manière virtuelle, un tel processus peut laisser au nouvel employé l’impression qu’il n’est pas réellement membre à part entière de son équipe ou organisation.

Nous sommes trois nouveaux Fellows en sciences du comportement à Impact Canada, et notre intégration s’est déroulée selon un nouveau modèle hybride. Nous avons tous commencé en même temps, mais nous nous trouvions dans différentes villes (Ottawa, Toronto, et Montréal). Nous avons donc eu deux séances d’intégration en personne à Ottawa (pour Michael et Matthew) et à Toronto (pour Angela), lesquelles ont été suivies par des séances virtuelles (Michael) ou des séances selon un modèle hybride (Angela et Matthew) au cours des semaines qui ont suivi.

Les nouveaux Fellows

À titre d’information, nous avons présenté notre candidature pour le Fellowship en sciences du comportement en 2022 et nous avons commencé notre parcours à Impact Canada le 6 février 2023. Angela et Michael viennent du milieu universitaire, et ils ont tous deux des doctorats en psychologie. Angela a fait ses études de doctorat dans le domaine de la neuroscience comportementale, et sa recherche était axée sur le comportement alimentaire. La recherche de Michael était axée sur la cognition, et mettait l’accent sur le lien entre la musique et l’apprentissage et la mémoire. Matthew, quant à lui, était fonctionnaire, et occupait un poste de chercheur en politiques au Parlement. Nous sommes les plus récents membres d’une équipe en pleine croissance. Il y a deux ans, l’équipe comptait moins de 10 membres et voilà qu’elle en compte maintenant presque 30.

Tout comme nos antécédents et l’endroit où nous sommes situés, nos stages sont différents les uns des autres. Angela fait un stage à l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) : elle travaille sur un projet préexistant sur la confiance dans les vaccins (projet à court terme) et sur la communication des risques (projet à long terme). Matthew est le premier Fellow en sciences du comportement à être embauché dans une nouvelle organisation partenaire : Agriculture et agroalimentaire Canada (AAC). Son travail consistera à accroître le recours à des pratiques de gestion bénéfiques pour l’environnement. Michael travaille centralement à Impact Canada même, plus précisément sur l’enquête longitudinale en matière de changements climatiques du Programme de recherche appliquée sur l’action pour le climat (PRAAC).

L’intégration selon un modèle hybride

Il est clair depuis le début que le processus utilisé pour notre intégration était de qualité supérieure. Le processus n’en était pas à sa première mouture, et il se fondait sur les commentaires formulés par les anciens Fellows.

Au cours des deux premières journées, Matthew et Michael ont été accueillis à Ottawa et les échanges avec Angela, qui est à Toronto, ont eu lieu virtuellement. Notre programme d’intégration était très chargé, avec de précieuses séances d’apprentissage dirigées par divers membres d’Impact Canada. De plus, il y avait des activités sociales virtuelles et en personne auxquelles tous les membres ont participé. Nous avons rapidement compris que la structure d’Impact Canada est plus horizontale que celle d’autres ministères : il y a moins de niveaux hiérarchiques que dans la structure hiérarchique gouvernementale traditionnelle. Pour Angela et Matthew, c’était l’occasion de se familiariser avec les locaux où ils continueront de travailler quelques jours par semaine selon un modèle hybride. Pour Michael, qui travaillera à distance à temps plein, c’était l’occasion de faire l’expérience de la culture d’équipe en personne et de faire connaissance d’employés travaillant à Ottawa.

Dans les jours et les semaines qui ont suivi, on nous a présenté nos secteurs et équipes de projet. Nos gestionnaires et collègues ont mis au point des trousses utiles à lire, et ces trousses ont toutes été personnalisées. On nous a encouragés à lire ces trousses à notre propre rythme. Nous avons été jumelés à d’anciens Fellows qui nous ont servi de mentors en recherche. Nous avons rencontré régulièrement des gestionnaires et des employés avec plus d’ancienneté. On nous a aussi encouragés à organiser des pauses café virtuelles ou en personne avec d’autres membres d’Impact Canada. À notre grand plaisir, nous avons appris qu’on encourage ce genre de rencontres informelles dans notre unité.

Ayant déjà travaillé pour d’autres organisations gouvernementales par le passé, Matthew a constaté que les séances d’orientation étaient exceptionnellement exhaustives. Le matériel d’intégration adapté continue d’être utile étant donné qu’il y a encore des problèmes que nous n’avons pas encore rencontrés et des processus que nous n’avons pas encore vus dans les premiers mois de notre stage. De nombreuses questions administratives clés, qu’on peut facilement oublier d’aborder, ont été traitées en détail dès le début, ce qui a été d’une importance cruciale.

Nous avons été bien soutenus à chaque étape d’un processus d’intégration structuré. Des membres de l’équipe des Gens et Talent, des gestionnaires et d’autres Fellows étaient présents sur place à Toronto ou à Ottawa pour faciliter notre intégration. L’équipe des Gens et Talent n’a ménagé aucun effort pour nous offrir une expérience d’intégration positive. Elle nous a donné les outils nécessaires pour que nous puissions commencer à assumer nos nouvelles fonctions, elle nous a prodigué des conseils et elle nous a rendus à l’aise de poser nos nombreuses questions.

Conclusions

Nous avons été accueillis immédiatement et chaleureusement au sein de l’équipe des sciences du comportement, où règne une culture de collaboration et d’amitié. Notre équipe a énormément grandi et elle commence à être bien rodée. Impact Canada est composé de divers esprits brillants travaillant dans différents domaines scientifiques, et tous les membres de l’équipe travaillent fort pour améliorer la vie des Canadiens. Il nous tarde à apporter notre contribution à l’équipe et au pays à mesure que nous faisons avancer nos projets dans le programme du Fellowship.