Phase 4: Mettre en oeuvre

Activités préalables au lancement

Élaborer le formulaire de demande

Le formulaire de demande comprend des questions clés fondées sur les critères d’évaluation et est utilisé par le jury pour déterminer l’admissibilité et sélectionner les demifinalistes, les finalistes et les gagnant(s).

Élaborer le guide du candidat

Le guide du candidat fournit des renseignements détaillés sur les démarches du défi aux candidats potentiels. Il fournit habituellement des renseignements généraux sur le défi et ses objectifs, les échéanciers, les critères d’admissibilité, les exigences, les critères d’évaluati on et le processus de jugement, les modalités et conditions et la confidentialité.

Build internal organization capacity

Putting in place a dedicated challenge team in the implementing federal organization, including a design and implementation team, as well as support teams like technical expert advisory bodies and evaluation committees, helps build organizational capacity to ensure the viability and sustainability of the challenge over time.

Renforcer les capacités organisationnelles internes

La formation d’une équipe dédiée au défi au sein de l’organisme fédéral chargé de la mise en oeuvre, y compris une équipe de conception et de mise en oeuvre, ainsi que des équipes de soutien, comme des organes consultatifs d’experts techniques et des comités d’évaluation, contribue à renforcer la capacité organisationnelle d’assurer la viabilité du défi au fil du temps.

Recruter et sélectionner le jury externe

La constitution d’un jury externe (généralement sur une base volontaire) contribue à légitimer le processus du défi. Les partenaires fédéraux peuvent utiliser différentes démarches et divers critères pour choisir les membres du jury. En général, les jurés doivent être des membres crédibles et respectés par leur communauté professionnelle en mesure d’apporter leur soutien et de rehausser le prestige du défi. Ils peuvent aussi être des personnes ayant vécu le problème que le défi tente de résoudre. Ils sont recrutés pour leur capacité d’évaluer les demandes de façon critique et objective. Par conséquent, on ne s’attend pas à ce qu’ils évaluent ou notent tous les critères (p. ex., critères en dehors de leur domaine d’expertise).

Les jurés doivent être recrutés pour toute la durée du défi, toutes étapes confondues. Leurs méthodes de travail (la fréquence, le lieu et la date de leurs rencontres) et le processus décisionnel (à la majorité, par consensus, par notation, etc.) seront consignés, généralement dans un document de mandat. Bien que chaque jury élabore ses propres processus et documents décisionnels, Impact Canada peut fournir des modèles et des exemples d’autres jurys.

On demandera également aux jurés de signer une entente de confidentialité et de divulguer tout conflit d’intérêts. Les jurys nomment généralement leur président (qui peut également être la première recrue) et orientent les autres efforts de recrutement. Le président est souvent une personne hautement compétente qui a un lien direct et significatif avec les résultats du défi.

L’objectif principal du jury est de formuler des recommandations à l’intention du décideur ultime du partenaire fédéral. Les jurés peuvent faire des recommandations, mais seul le ministre (ou son fondé de pouvoir, le cas échéant) est habilité à prendre des décisions de financement. En pratique, un ministre (ou son fondé de pouvoir) peut respecter à la lettre l’évaluation du jury.

Créer la trousse d’évaluation

Les jurés peuvent utiliser une trousse d’évaluation pour évaluer les candidats au défi. Celle-ci contient des conseils et des documents pour évaluer les critères de chaque demande, notamment des matrices de pointage. Ces matrices sont généralement élaborées par les praticiens du défi et approuvées par le jury. Les critères d’évaluation peuvent être pondérés différemment, selon leur importance perçue dans le processus décisionnel.

Concevoir le site Web

La plateforme d’Impact Canada sert de plaque tournante aux partenaires fédéraux afin qu’ils lancent leurs défis dans un espace qui favorise un niveau élevé de mobilisation des citoyens. Le contenu doit inclure, entre autres informations, l’énoncé de défi, un tour d’horizon, les règles, les processus, les prix et les critères d’évaluation.

Le Centre d’expertise d’Impact Canada offre soutien et conseils aux partenaires fédéraux quant à la rédaction du contenu Web qui peut être personnalisé selon les besoins. Bien que l’accent soit mis sur la création d’un contenu intéressant, il faut aussi penser à créer une expérience utilisateur prévisible grâce à l’utilisation d’éléments, de contenu et de présentation standard, ce qui permet une navigation facile dans toutes les initiatives hébergées (c.- à-d., « l’apparence et la convivialité » d’Impact Canada).

Créer un plan de communication et de mobilisation

Les communications sont un élément essentiel de la conception des défis utilisées pour informer les participants et les partenaires potentiels des objectifs, des progrès et des résultats du défi. Les parties prenantes et les partenaires externes, notamment les jurés, peuvent appuyer les efforts de communication. D’un point de vue stratégique, la communication et la mobilisation peuvent :

• attirer les participants et maintenir leur intérêt;
• tenir les parties prenantes et les partenaires informés de l’objet et des progrès du défi, en assurant un soutien et un financement supplémentaires;
• atteindre des résultats précis, comme assurer la sensibilisation du marché ou susciter l’enthousiasme du public pour les solutions;
• gérer les relations avec les participants et les partenaires pendant la mise en oeuvre du défi.

Le plan de communication doit tenir compte des éléments suivants :

• les objectifs (p. ex., stimuler le trafic Web vers la plateforme du défi, sensibiliser le public au problème, recueillir les demandes dûment remplies des candidats);
• l’identité et le profil du public cible (p. ex., les candidats potentiels, les partenaires, les membres du public touchés par le problème et d’autres parties prenantes);
• les messages clés;
• les canaux de communication (p. ex., courriel, médias sociaux et communiqués de presse);
• les événements et jalons prévus (p. ex., événement de lancement du défi, annonces, etc.).

Comme pour la rédaction du contenu Web, le Centre d’expertise d’Impact Canada peut fournir un appui et des conseils aux partenaires fédéraux relativement à la conception de produits de communication qui respectent la même apparence et convivialité. Les canaux d’Impact Canada sont également utilisés pour accroître les efforts de communication dans les médias sociaux (p. ex., Twitter, LinkedIn, Facebook et YouTube) et sur les réseaux internes.

Engage Mobiliser les partenaires de l’exécution

Impact Canada aide les organismes fédéraux à financer les intermédiaires spécialistes et les organismes de renforcement des capacités nécessaires pour aider les innovateurs dans certains cas, lorsque l’avantage profitera directement au public et aux parties prenantes, plutôt qu’au gouvernement du Canada, et que le partenaire dispose de la souplesse nécessaire pour agir de façon indépendante. Ces partenaires peuvent renforcer les capacités des innovateurs et des collectivités, et prendre en charge certains éléments, voire exécuter des défis entiers au nom de l’organisme. Par exemple, Ressources naturelles Canada a financé le Centre de recherche en génie océanique, côtier et fluvial afin d’obtenir des simulations informatiques et de construire et mettre à l’essai des modèles de mise à l’échelle pour les demifinalistes et les finalistes du Défi de conception de coques de bateau écoénergétiques.

Activités de lancement et ultérieures au lancement

La sensibilisation et la mobilisation doivent se poursuivre tout au long de la période d’inscription, et l’accent doit être mis sur la promotion soutenue du défi afin d’augmenter le nombre de candidats et de susciter l’enthousiasme et la publicité. Il est peu probable que seule la publication des défis sur la plateforme impact.canada.ca suffise à attirer l’intérêt et les candidatures. Les activités suivantes sont donc recommandées :

Activités habituelles de communication et de relations publiques

Les activités suivantes doivent être envisagées comme éléments importants permettant d’attirer l’attention du public sur le problème que le défi vise à régler et le porter à l’attention des innovateurs potentiels qui ne sont peut-être pas habituellement mobilisés dans les secteurs d’activité et les programmes de financement traditionnels d’une organisation.

Relations publiques

Les partenaires fédéraux doivent se tenir prêts à répondre aux demandes d’information du public et des médias; rédiger des communiqués de presse; et travailler avec le Centre d’expertise pour faire connaître les demi-finalistes, les finalistes et les gagnant(s) sur la plateforme impact. canada.ca (p. ex., leurs motivations, l’état actuel de développement et les impacts qu’ils comptent produire). Il peut également être utile de mobiliser les municipalités et les organisations locales pour qu’elles soutiennent les efforts de relations publiques sur le terrain.

Image de marque et marketing d’Impact Canada

Les efforts déployés pour établir une image de marque nette et puissante, conforme à « l’apparence et à la convivialité » d’Impact Canada, contribuent à renforcer la reconnaissance et la crédibilité des participants et des groupes de parties prenantes. Le logo d’Impact Canada figure généralement sur tous les documents de communication, de marketing et de présentation

Création et promotion du contenu

La création de contenu sur les médias sociaux est essentielle pour sensibiliser le public au défi, et attirer les participants et les partenaires potentiels. Il est important de tenir le Centre d’expertise informé de toutes les activités sur les médias sociaux pour assurer une promotion croisée sur tous les canaux d’Impact Canada.

Événements

Les organismes doivent envisager de tenir un événement (p. ex., une annonce ministérielle) pour le lancement du défi afin d’attirer les innovateurs et les parties prenantes, et de générer de la publicité. Il est conseillé aux partenaires fédéraux de collaborer avec les administrations et les organisations locales pour organiser ou co-organiser ces événements. Au nombre des autres événements à envisager tout au long du défi ou après celui-ci, citons les webinaires, les tournées de présentation et les conférences en vue de susciter de l’intérêt pour le défi et de soutenir le développement de nouvelles collectivités ou de nouveaux marchés.

Soutien aux candidats et aux participants

Des canaux de communication habituels avec les participants au défi doivent être créés pour discuter de toutes les questions qui pourraient survenir ou pour fournir des éclaircissements qui mèneraient à des solutions plus efficaces. Le cas échéant, l’établissement de bons partenariats et la facilitation des interactions avec les principaux acteurs de l’écosystème peuvent améliorer les chances de réussite du défi.

Sélection des innovations gagnantes

Rôle des jurys dans la sélection des innovations gagnantes

Les jurys jouent un rôle essentiel dans la sélection des gagnants (à diverses phases du défi), ainsi que dans la distribution des fonds et la prestation d’autres mesures de soutien non pécuniaires qui composent les prix d’un défi donné. En général, les jurys :

évaluent conformément aux critères d’évaluation

Les membres du jury examinent et évaluent les candidats conformément aux critères d’évaluation établis dans la phase Concevoir et validés au cours de la phase Mettre à l’essai. Le jury sélectionne les demifinalistes, les finalistes et les gagnants du grand prix, selon la structure du défi. Les jurys sont souvent habilités à faire des évaluations indépendantes et à formuler des recommandations éclairées pour la sélection des candidats à l’intention du décideur désigné du défi, s’il y a lieu.

distribuent les fonds et fournissent un soutie n

Le respect des critères prédéterminés à diverses phases du défi peut mener à la distribution des fonds (c.-à-d., des prix) aux innovateurs. L’accès à des mesures de soutien non pécuniaires visant à renforcer les capacités des innovateurs et à améliorer les résultats des défis peut également être débloqué à des phases clés (p. ex., la possibilité de participer à des séances d’essais en laboratoire pour de nouveaux produits, l’accès des innovateurs à un bac à sable réglementaire ou à un autre banc d’essai).

Les modalités souples contenues dans les modalités et conditions d’Impact Canada prévoient divers outils de financement et de soutien à ces fins. Les organismes fédéraux feraient bien aussi de créer des comités et des processus de gestion des ententes pour gérer ces méthodologies novatrices de financement tout au long du cycle de vie d’un défi afin d’assurer une souplesse plus coordonnée lorsque les candidats changent de cap au fil du temps.

Notification des gagnants et ententes de financement avec les gagnants

Décerner les prix aux gagnants

Une fois les demi-finalistes, les finalistes ou les gagnants du grand prix sélectionnés, les candidats sont informés des résultats. Il est recommandé que ces derniers soient avisés des résultats avant toute annonce publique. Les demi-finalistes et les finalistes qui ne sont pas retenus devraient recevoir des commentaires et des conseils informels. Ensuite, l’organisme partenaire fédéral qui lance le défi conclut généralement une entente de financement avec le(s) gagnant(s). Cette entente fixe les modalités légales et de financement du prix pécuniaire.

Instrument de subvention adapté

Lorsqu’un paiement vise à récompenser les innovateurs pour les efforts qu’ils ont entrepris (p. ex., pour avoir répondu aux critères prédéterminés énoncés dans un prix à la suite d’un défi), l’utilisation d’un instrument de subvention d’une manière adaptée (c.-à-d., pour payer les résultats plutôt que les activités prévues) est généralement la méthode de paiement la plus appropriée.

Ententes de contribution axées sur les résultats

Ces ententes sont utilisées lorsque les partenaires fédéraux veulent financer des travaux potentiels, ce qui peut nécessiter le recours à des paiements axés sur l’atteinte de jalons pour récompenser les progrès vers la réalisation d’un objectif du défi (p. ex., un gagnant du défi a été annoncé, mais le projet complet n’a pas encore été mis en oeuvre et les paiements seront liés aux étapes de mise en oeuvre en fonction des résultats obtenus).

Communications suivant la notification

OUne fois que les demi-finalistes, les finalistes ou les gagnants du grand prix ont été sélectionnés et que l’élaboration d’une entente de notification et de financement a été conclue, il est important de communiquer les résultats au public (p. ex., médias sociaux, annonce ministérielle, site Web).

Une communication solide est importante pour l’organisme fédéral qui gère le défi, car elle attire l’attention sur l’enjeu que le défi essaie de régler et annonce une « bonne nouvelle » à l’organisme. Les participants au défi bénéficient également de la publicité en sensibilisant les investisseurs ou les partenaires potentiels à leur innovation.